Qu'est-ce que c'est l'entente de confidentialité, quel est sa raison d'être, pourquoi est important de l'utiliser et quand nous en avons besoin.
Chez chacun de nos clients (mais de façon beaucoup plus prononcée dans les PME) nous avons pu constater que plein de personnes se permettent de prendre des actions appartenant aux Achats/Approvisionnements sans pour autant faire partie du département. Et cela peut causer des problèmes majeurs.
On croit que parce que nous connaissons un fournisseur, nous avons le droit de prendre contact, échanger ce qui nous plaît et effectuer des ententes.
Eh bien: non.
Personne ne devrait en avoir le droit sans avoir l'autorisation du département des Achats/Approvisionnements (la différence entre ces deux sera expliquée dans un autre article). Car non seulement il y a risque de conflit selon le SOD (Segregation of Duties), mais aussi parce que le département des Achats est le gardien des NDA (Non-Disclosure Agreement ou, en français, Ententes de confidentialité).
Entente de confidentialité: c'est quoi, au juste?
Un NDA est un document qui protège les entités en assurant que les échanges effectués soient protégés des deux parties. Des clauses légales assurent que si une des entités impliquées déroge de cette entente, l'autre peut utiliser des moyens légaux afin de rectifier un minimum la situation.
Le but du NDA est d'assurer que la propriété intellectuelle est respectée, que ce soit pour des dessins, des projets, des idées. Tout autant que la propriété commerciale.
Souvent on voit des gens (externes à l'entreprise) se promener sur le plancher de production ou au milieu d'un département d'ingénierie, par exemple, sans avoir signé ce document. Et quand on questionne, le plus souvent la réponse est : "parce qu'on le connaît bien".
Mauvaise réponse.
TOUT le monde externe qui entre dans une entreprise en visite et a accès à du visuel (dessins, procédés de production, inventaire, documents) et/ou audio (conversations internes, appels téléphoniques) devrait avoir signé un NDA.
Quelqu'un même connu et de confiance qui signera ce document fera beaucoup plus attention aux informations qu'il/elle va partager à l'extérieur car va comprendre du sérieux de l'échange et du privilège d'être impliqué avec l'Organisation.
Les seuls moments où il est possible de déroger de la signature de l'Entente de confidentialité c'est avec des distributeurs, si aucun dessin, ni aucune information sensible (projet, plan) sont échangés et aucune visite sur les lieux n'est prévue.
Certes, le sujet est un peu plus complexe que ça, mais vous comprenez les grandes lignes.
Au fond, si vous respectez la règle:
contact fournisseur (bien et services) = département achat
tout ira bien.
Aussi, peut être que le département d'Achat/Approvisionnement peut avoir besoin de formation afin d'assurer que tout soit conforme (encore plus si on est certifiés ISO et AS).
Ça tombe bien! Nous offrons ce type de formation.
Appelez-nous au 514-583-6872 ou écrivez-nous au info@pedemonte.ca pour plus d'informations.
Au plaisir!
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